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オンライン会議を主催する時スマートに進める3つの方法【web会議】

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前回に引き続き、今回もオンライン会議についてご紹介します。

 

今回は、オンライン会議の「進め方」についてご紹介します。会議の主催自体は手間も多く、プレッシャーに感じる時があります。

 

さらに、オンラインになると負担はより一層増えますよね?

 

「オンライン会議の進め方がわからない」
「オフラインと同じように会議をしてしまう」
「議論が白熱しない」

 

そうなるのは、オンライン独特の会議方法を知らないからです。

 

オンラインならではの進め方を知ることで、もっと気楽に、そしてスマートに会議を進めることができます。その秘訣を3つご紹介します。※追加で細かな注意点を7つ。

 

今回も参考書籍はこちらです。"オンラインでの「伝え方」ココが違います!"作者:矢野香さん。

 

www.yoblog.org

 オンライン会議を主催する時に気を付けるべき3つのこと

会議後に握手を交わすビジネスマン

ここからは、実際にオンライン会議をスマートに進めるための方法を3つご紹介します。※細かい注意点は後半で。

 

もちろん、オフラインでも活用できる方法ではあります。しかし、オンラインの時は「特に」気を付けるべき点です。

 

①オンライン会議のルールを明確にする

まずは、会議のルールを明確にしましょう。オンラインでは、その場の判断や、ルール設定が難しいです。

 

周りの雰囲気を、参加者が理解しにくい分、主催者が明確にルール設定を行うと進行がスムーズです。

 

決めるべきルールはこちら

・顔を出すかどうか
・マイクのON・OFF
・発言する時のルール
・名前の表示方法

個人的には、こちらがおすすめです。

・顔:大人数の時は出す(リアクションが見たい)
・マイク:発言の時だけON
・発言ルール:手を上げるor web会議システム活用
・名前:会社・部署・名前

 

ルールはメールで事前説明する

オンラインMTGの時は、事前にメールでリンク先を送ることがあると思います。

 

会議通知の送信時、会議のルールも併せて送りましょう。名前の設定や、顔を出すかどうか。などは、事前に伝えておく方がシンプルだからです。

 

事前にメールを送り、会議の開始と共におさらいをしましょう。親切ですし、抜け漏れなく進むはずです。

②会議の目的と時間を明確にする

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オンライン会議の場合は、ブレスト形式での進め方が難しいです。(そもそも、事前に何を言うか考えずに行うブレストは、ブレストとは言えないですが。)

 

また、オンライン会議では場を温めるための会話もありません。雑談も比較的少なめになると思います。

 

そのため、キーワードは「短時間ですぐに終わらせること」です。目標時間は30分程度にしましょう

 

そのため、会議の目的と時間についても「メールで事前連絡⇒会議の最初に復唱」しましょう。

 

・会議の目的:○○の情報共有。○○の意思決定など
・会議の内容:①これまでの経緯②今回の目的③スケジュールのすり合わせ
・会議時間:13:00-13:30

 

このような形で、事前に連絡をしてみましょう。10人の会議で10分縮まれば、100分の節約です。

③スライドはそのまま読む

最後に、スライドの説明方法です。

 

「報告や説明は上手だから大丈夫」

 

羨ましいことに、そう思う人もいると思います。しかし、オフラインとオンラインでは説明方法を変える必要があります。

 

それは、スライドをなるべくそのまま読むことです。

 

直接説明する時は「相手の顔色」を見たり、細かい質疑応答が可能です。しかし、オンラインでは難しいです。

 

そのため、なるべくスライドはそのまま読むようにしましょう。聞き手が置いてけぼりになるリスクを減らせます。

その他、オンライン会議で気を付けるべき7つのこと

リビングでテレワークする女性

最後に、ザっとオンラインで気を付けるべきポイントを7つ整理します。こちらに関しては、お好みで取り入れてください。

 

神は細部に宿る。という言葉もあるので、こういった細かい点をケアできると素敵です。

デスクトップを整理する

画面共有で、何個かの資料を移す場合はデスクトップが見えてしまうことがあります。

 

整理されていないのは、仕事が整理できていないように見えます。

 

また、こんな点も注意です。

・機密情報が洩れる
・他社の情報が洩れる
・人事情報がばれる

 

デスクトップはきれいにしておくのがベターです。「とりあえずフォルダー」を作って、一時的でも避難しましょう。

通知に気を遣う

通知が見えると、情報漏洩になります。

 

また、仲間内のメールも見えてしまうので、通知には気をつけましょう。可能であれば、メールのアプリは閉じましょう。

背景を考慮する

会議で顔を出す場合は、背景を考慮しましょう。

 

機密情報の観点もありますが、整理されていない背景はスマートで無いからです。

 

理想の背景は壁だと思いますが、難しい場合でもなるべく整理しておきましょう。

 

「知的なところを見せたい」

 

そう思うなら、背景に本棚を置いてもよいかもしれませんね。

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照明に気を遣う

画面写りが悪いのは、恥ずかしい以外にもデメリットがあります。

 

男女ともに、健康そうに見える人は有能に見えるようです。

 

原始時代から、健康そうに見える=食事を確保する力がある=有能。の公式ができています。

 

そのため、見た目が健康的である事は、思いのほか重要です。

 

ユーチューバーが使うような、こういったライトは顔の影を消せるようです。(いろんな方向から光が入るため、影が減る)

 

少なくとも、光と画面写りの関係は気をつけましょう。

事前に打ち合わせに入る

web会議では、通信の不安定さや音声が聞こえない。などのトラブルがつきものです。

 

そのため、事前に入って確認をする習慣を作りましょう。

リハーサルを行う

「オンラインの会議に慣れていない」
「今回は、重要な案件の会議」

 

そんな時は、リハーサルをしましょう。

 

・資料は見やすいか
・音声は聞こえやすいか
・役割分担をどうするか

 

これらを事前に決めておくと、スマートに会議が進みます。

送れる資料は事前に送る

最後に、送れる資料は事前に送りましょう。

 

おそらく、時間効率を考えると「先に資料を見てもらう⇒質疑応答形式」が最も効果的です。

 

オンラインで説明が難しくなる分、少しでも先に資料を見てもらうのがおすすめです。

 

「送れない資料がある」

 

そんな時は、2つの対策があります。

①送れない資料は「作成中」と記載
②送れない資料に「当日報告」を記載

 

オンライン会議を主催する時スマートに進める3つの方法【まとめ】

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今回は合計10個、オンライン会議で気を付けるべきことについてご紹介しました。

 

以前もお伝えしたように、変化はチャンスです。

 

まだまだ、完璧に浸透しきっていないオンライン会議。スマートに主催できれば、きっとあなたの評価も上がるはずです。

 

少なくとも、人の時間を奪ったり、迷惑をかけてしまうことは減ると思います。

 

今回の参考書籍はこちらです。より深く学びたい人におすすめです。

 

 

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